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ST’ART recrute un.e chargé.e d’administration (Office Manager)

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ST'ART recrute un.e chargé.e d'administration (Office Manager)

St’art SA est un fonds d’investissement pour les entreprises culturelles et créatives dont les actionnaires sont la Fédération Wallonie-Bruxelles, la Région Wallonne et Finance.Brussels. Son objet est le prêt et les prises de participation au capital d’entreprises émanant du secteur culturel et créatif.

St’art recrute, pour une entrée immédiate, un.e chargé.e d’administration (Office Manager) à temps plein.

Description de la fonction :

o Assiste la Directrice générale
o En charge de l’administration générale
o Assure l’accueil, le contact, le renseignement des entreprises
o Gère le CRM et le site web
o Organise les rendez-vous et réunions, les présences à des salons, les rencontres sectorielles, les événements internes et externes de St’art.

Plus précisément (liste non exhaustive) :
• Réception téléphonique, suivi du courrier entrant et sortant
• Suivi des factures, encodage des paiements, contacts réguliers avec le comptable externe
• Coordination des signatures (conventions de prêt, libération de fonds, …)
• Tenue administrative des divers documents de l’entreprise (classement, suivi des documents à recevoir, …)
• Organiser rdv et réunions (en visioconférence et/ou en présentiel) : réservation de salles, traiteur, envoi des invitations, rédactions de PV, …
• Gestion et alimentation de la base de données (mises à jour, ajouts, ...)
• Gestion administrative des contrats d’assurance (avec le courtier)
• Suivi et relevé des remboursements mensuels des entreprises en portefeuille
• Site internet : coordination avec l’informaticien (maintenance, problèmes techniques, …), mise en ligne d’articles, …
• Aide à la rédaction des rapports d’activités annuels interne et externe
• Reporting trimestriel pour l’European Investment Fund (garanties)
• Déclarations administratives annuelles (au niveau fédéral et régional)
• Marchés publics : rédaction et suivi attribution (occasionnel)
• Gestion administrative RH (nouveaux employés, modifications de contrat, gestion des voitures de société …)
• Suivi du support informatique (Externe)
• Gestion logistique des bureaux de Bruxelles et de Mons (contrats fournisseurs, aménagement, équipement)
• 1er contact avec les entreprises : donner les informations de base, encoder les informations dans la base de données
• Evaluer l’elligibilité des demandes de prêt, orienter vers contacts adéquats, récolter les éventuels documents pour la pré-analyse

Diplôme(s) & expérience professionnelle requis :

• Vous possédez au minimum un bachelier en Assistant de direction (ou toute autre orientation correspondant à la fonction proposée) ;
• Personne expérimentée, structurée, capable de travailler de manière autonome et confidentielle au sein d’une petite équipe ;
• Plus de 3 ans d’expérience dans une fonction similaire, rigoureux et organisé : vous pouvez justifier d’une expérience réussie dans une fonction de support administratif ;
• Facilité rédactionnelle et relationnelle ;
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point…) et de communication (gestion site web, Outlook, CRM, etc…) ;
• De langue maternelle française, vous maîtrisez l’anglais ;
• L’esprit d’analyse, la rigueur et la capacité à bien communiquer sont indispensables.

Type de contrat et lieu :

• Contrat à durée indéterminée, au régime temps plein
• Possibilité de télétravail
• Bureaux sur Bruxelles et Mons

Modes et délais de candidature :

• Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 15 novembre 2021 inclus en l’adressant à :

Virginie Civrais
Directrice générale, St’art sa
info@start-invest.be

• Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra comporter :

-  Un curriculum vitae actualisé. Vous devez posséder l’expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base de votre C.V.
-  Une lettre de motivation
-  Une copie du (ou des) diplôme(s) requis

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